Vortrag

Intelligente Lösungen für die Dokumentenverarbeitung

In Unternehmen müssen ständig Dokumente erfasst und ausgewertet werden. Ob Eingangsrechnungen, Spesenrechnungen, Reisebelege oder Stundenzettel, für die Bearbeitung und Auswertung war bislang oft ein hoher Verwaltungsaufwand notwendig. Ein Großteil der zu erfassenden Belege enthält jedoch standardisierte Inhalte, die entweder gesetzlich vorgeschrieben oder anders vorgegeben sind. Genau in diesen Fällen bietet eine OCR-Software wie die KI gesteuerte Dokumentenautomatisierung von Klippa die Möglichkeit, den Verarbeitungsprozess erheblich zu beschleunigen. Das hilft nicht nur Zeit, sondern auch Kosten zu sparen.

Was eine gute OCR-Software im Detail bieten kann

OCR steht für Optical Character Recognition, also eine automatische Zeichenerkennung. Mit einer KI-basierten OCR-Software können entsprechend über einen Scan Zeichenfolgen auf papierbasierten oder in elektronischen Dokumenten erkannt und verarbeitet werden.

Beispielsweise können im Rahmen des Ausgabenmanagements wichtige Daten aus Spesenrechnungen automatisch eingelesen und verarbeitet werden. Mit Unterstützung durch eine integrierte KI ist eine Zuordnung der Art der Rechnung sowie einzelner Rechnungspositionen wie dem Rechnungsaussteller, das Rechnungsdatum, die Rechnungsnummer, der Nettobetrag, die Umsatzsteuer und die Bruttorechnungssumme möglich. Die erkannten Daten werden entsprechend in gesonderten Dateien zur Auswertung gespeichert. Je nach Bedarf ist eine Übertragung und Speicherung der eingelesenen Daten im xls-, doc-, txt-, pdf-, eml-, tif-, ppt- oder jpeg-Format möglich.

Eine OCR-Software mit KI wie die von Klippa bietet zusätzlich verschiedene Auswertungsmöglichkeiten. So lassen sich beispielsweise zu jedem Zeitpunkt die angefallenen Reisekosten und Spesen nach einzelnen Kostenarten oder gesamt auf Unternehmens-, Abteilungs- oder Mitarbeiterebene in einem bestimmten Zeitraum ermitteln. Neben dem Scannen, Lesen, Sortieren und Extrahieren sind auch Konvertierungen und eine Anonymisierung von Daten möglich. Die OCR kann darüber hinaus flexibel an die verschiedensten Dokumentenverarbeitungsprozesse in einem Unternehmen angepasst werden. Auch eine Bildverarbeitung ist möglich. Weitere Einsatzgebiete sind die Prüfung der Regelkonformität, die Betrugsaufdeckung oder die Antragsbearbeitung.

Reduzierung der Durchlaufzeit um bis zu 90 %

Einer der wichtigsten Vorteile beim Einsatz einer OCR-Software ist die erhebliche Reduzierung der Durchlaufzeit bei der Dokumentenverarbeitung. Wird für eine manuelle Verarbeitung eines Dokumentes beispielsweise 5 Minuten benötigt, ist eine durch KI unterstützte Verarbeitung über eine OCR-API-Schnittstelle meist in Sekundenschnelle möglich. Durch die mit der Automatisierung frei werdende Zeit lässt sich die Zahl der Mitarbeiter für die Dokumentenverarbeitung reduzieren, sodass entsprechende Verwaltungskosten gespart werden können. Die nicht zur Dokumentenverarbeitung benötigte Manpower kann so für andere wichtige Aufgaben und damit effizienter eingesetzt werden. Zu berücksichtigen ist jedoch, dass im Einzelfall immer noch manuelle Nachbearbeitungen notwendig sein können, etwa wenn die Daten auf den Dokumenten unvollständig oder unleserlich sind.

Für welche Unternehmen sich der Einsatz einer KI-basierten OCR-Software lohnt

Eine KI-basierte OCR-Software lohnt sich für alle Unternehmen, in denen täglich eine Vielzahl von Dokumenten wie Belege, Rechnungen oder Bestellungen verarbeitet werden müssen. Weitere Felder sind die massenhafte automatisierte Auswertung von Daten und Fotos in Personalausweisen, Reisepässen oder Führerscheinen, beispielsweise im Rahmen von KYC-Prüfungen. Prädestiniert für den KI-basierten OCR-Einsatz sind Branchen wie:

• Finanzdienstleistungen
• Logistik und Transport
• Gesundheitswesen
• Öffentlicher Sektor
• Einzelhandel und E-Commerce
• Gastronomie und Beherbergungswesen
• Bauindustrie
• Automobilindustrie
• Bildungswesen
• Rechtsbranche
• Handwerk ab einer bestimmten Größenordnung

Die Software kann in diesen Branchen auf Basis einer White Label Software an die unterschiedlichsten Dokumentenverarbeitungsprozesse angepasst werden. Je nach Bedarf kann die KI bei einigen Anbietern um Deep-Learning-Funktionen erweitert werden. Die Kosten für den Einsatz richten sich meist nach dem Umfang und Anpassungsmöglichkeiten der Funktionen sowie der Anzahl der verarbeitenden Dokumente. Für kleinere Betriebe kann der Einsatz einer kostenlosen OCR-Software ohne KI in Frage kommen. Dabei ist jedoch zu berücksichtigen, dass die kostenlosen Tools meist nur das Scannen beziehungsweise Einlesen von Daten oder Zeichenfolgen erlauben. Zusätzliche Auswertungen müssen weiterhin manuell erfolgen. Updates sind bei kostenlosen Tools zudem oft nicht verfügbar.

Fazit

Eine KI-unterstützte OCR-Software bietet Unternehmen die Möglichkeit, Dokumentenverarbeitungsprozesse deutlich zu beschleunigen. Das hilft, Zeit und Kosten zu sparen. So kann beispielsweise das Ausgabenmanagement im Unternehmen wesentlich effizienter gestaltet werden. Von der OCR-Software mit KI können Unternehmen aus den verschiedensten Branchen profitieren. Die Einsatzgebiete reichen von der Erfassung von Belegen und Rechnungen in der Buchhaltung über das Onboarding und die Überprüfung von Kunden sowie bei Compliance-Prozessen in der Verarbeitung und Prüfung von Lieferscheinen bis hin zur Antragsbearbeitung und im Vertragsmanagement.