Briefumschlag beschriften: Brief-Kuvert richtig adressieren

Briefumschlag beschriften / Brief adressieren. Wie man einen Briefumschlag beschriftet, lernen Kinder bereits in der Grundschule. Doch die meisten von uns stehen bei jedem zu verschickendem Brief wieder vor der Frage: Wie kann ich einen Brief-Kuvert richtig adressieren? Wo schreiben wir den Absender und wo den Empfänger hin? Und was passiert, wenn der Briefumschlag ein Fenster hat? Auch wenn das Briefe schreiben immer mehr verdrängt wird, ist es dennoch wichtig, einen Brief beschriften zu können.

Die Post liest den Empfänger und dessen Adressierung maschinell aus, daher ist es umso wichtiger, dass dieser an der richtigen Stelle gut leserlich beschriftet wurde. Falls dies nicht der Fall ist und beispielsweise Empfänger und Absender vertauscht wurden, kommt der Brief unter Umständen später an, da er handverlesen werden muss oder im schlimmsten Fall kommt er wieder an die eigene Adresse zurück. Um das zu verhindern, sollte ein Briefumschlag richtig beschriftet werden und sich die Briefmarke mit dem korrekten Geldwert an der richtigen Stelle befinden.

Inhalt:

1. Häufige Briefumschlag-Formate
2. Wie beschrifte ich einen Briefumschlag?
3. Welche Informationen müssen auf Brief stehen?
4. Briefumschlag mit Fenster
5. Postkarte beschriften
6. Welche Briefmarke wählen

1. Häufige Briefumschlag-Formate↑

Der Empfänger wird rechts unten und der Absender links oben platziert. Doch darüber hinaus, muss das richtige Briefumschlag Format gewählt werden. Es ist nicht nur wichtig, um den Inhalt bestmöglich und dem Zweck entsprechend zu verschicken, sondern auch um Kosten zu sparen und die günstigste Variante zu finden.

Ein klassischer Briefumschlag für Briefe ist der kleine Umschlag im A6-Format. Er ist meist aus Papier und hat Maße von 16,2 x 11,4 Zentimeter.

Das zweithäufigste Format ist das "DIN lang" Format. Der Briefumschlag hat hier die Maße 11 x 22 Zentimeter. Er eignet sich besonders für Dokumente und ist deshalb das meistverwendetste Briefformat im geschäftlichen Bereich in Deutschland.

Der DIN lang Briefumschlag ist der richtige Umschlag für DIN-A4-Seiten, die zweimal gefaltet wurden. Der Umschlag eignet sich für das Versenden von Formularen, Rechnungen und ähnlichen Dokumenten.

Wenn diese jedoch nicht geknickt werden sollen, kann ein großer Umschlag in DIN-A4-Größe mit den Maßen 22,9 x 32,4 Zentimetern (DIN C4) gewählt werden. Er eignet sich für das Versenden von großen Briefen und DIN-A4-Schreiben, die nicht gefaltet wurden.

Wie beschrifte ich einen Briefumschlag?↑

Allgemein gilt: Um einen Umschlag richtig zu beschriften, kommt der Absender nach links oben in die Ecke und der Empfänger rechts unten in die Ecke. Die Briefmarke kommt in die rechte obere Ecke.

Die Beschriftung muss auf die Vorderseite. Daten auf der Rückseite sind für die Post nicht relevant.

Die Adresse des Absenders ist für die Post ebenfalls nicht von Relevanz, sie dient nur zur Information des Empfängers oder bei falschem Beschriften, dass der Brief an die eigene Adresse zurückkommt. Sie wird gewöhnlich oben links auf der Vorderseite eingetragen. Eine Kennzeichnung mit "Absender" oder "von" über den Daten bietet sich an, damit sie nicht mit der Empfängeradresse verwechselt werden kann. Dies ist aber nicht verpflichtend.

Der Empfänger ist hingegen besonders wichtig. Auf einen normalen Briefumschlag ohne Fenster schreibt man den Empfänger rechts unten hin. Der Empfänger kann mit "Empfänger" oder "für" gekennzeichnet werden.

Das könnte zum Beispiel so aussehen:

Die Post empfiehlt für die Beschriftung einen Platz nach unten sowie nach rechts von zirka zwei Zentimeter zum Rand. So kann die maschinelle Lesung der Empfängeradresse optimal funktionieren.

3. Absender / Empfänger - Welche Informationen müssen auf dem Briefkuvert stehen?↑

Zu einer vollständigen Absender- und Empfänger-Angabe gehören der Name und die komplette Anschrift des Empfängers in folgender Reihenfolge:

• Vor- und Nachname der Person in eine Zeile
• falls vorhanden: Ortsteilbezeichnung
• die Straße und Hausnummer in die nächste Zeile
• Postleitzahl und Ort in die letzte Zeile
• Bei Briefen aus dem Ausland sollte das Land unter dem Ort in einer neuen Zeile ergänzt werden.
• Beim Versand an ein Postfach entfällt die Angabe von Straße und Hausnummer. Statt Straße und Hausnummer schreiben Absender die Postfachnummer an die richtige Stelle (zweite Zeile). Eine Ortsteilbezeichnung ist nicht notwendig.

Wer die Daten nicht selbst auf den Briefumschlag schreiben will, kann die Empfänger- und Absender-Adressen auch ausdrucken. Diese können dann als Aufkleber an die richtige Stelle geklebt werden. Das Kleben würde man sich ersparen, wenn direkt auf selbstklebendes Papier gedruckt wird.

4. Briefumschlag mit Fenster: Brief-Maße zur Anpassung↑

Wenn der Umschlag ein Fenster hat, sollte in dem Fenster die Empfängeradresse zu sehen sein.

Dafür müssen die Adressdaten auf dem Briefpapier platziert werden. Die genaue Einhaltung der Maße ist wichtig: Der obere Seitenrand beträgt 2,7 Zentimeter, der linke Seitenrand 2,5 Zentimeter und der Rechte Seitenrand ein Zentimeter. Dann folgen fünf Zeilen unterhalb des Seitenrandes in Schriftgröße acht der Absender und dessen Adressdaten mit Kommata getrennt innerhalb einer Zeile. In den folgenden sechs Zeilen folgt der Empfänger in Schriftgröße elf. Die Adressdaten werden wie beim normalen Brief mit Zeilenumbrüchen getrennt.

Tipp: Um die Maße genau einzuhalten und den Umschlag mit Sichtfenster richtig zu adressieren, lohnt es sich in Textverarbeitungsprogrammen wie Microsoft Word die Seitenränder im Seitenlayout genau festzulegen oder eine entsprechende Vorlage zu nutzen.

5. Postkarte richtig beschriften und adressieren↑

Eine Postkarte aus dem Urlaub zu schreiben und Freunde oder Familie Zuhause zu überraschen, war und ist immer noch eine beliebte Urlaubsbeschäftigung. Die Postkarte sollte den Empfänger Zuhause jedoch auch erreichen und nicht aufgrund fehlender oder falscher Beschriftung oder zu wenig Porto im Nirgendwo verschwinden.

Eine klassische rechteckige Postkarte kostet den Absender 70 Cent. Eine Postkarte wird ähnlich zum Brief beschriftet. Hier fällt jedoch der Absender weg und der Empfänger wird auf der Seite ohne Motiv in die Zeilen auf der rechten Seite in der Reihenfolge wie beim Brief. Das heißt: In der ersten Zeile der Name, gefolgt von der Anschrift auf zwei Zeilen aufgeteilt, und in der letzten Zeile folgt das Land, falls der Absender in ein anderes Land verschicken will. Wird die Postkarte ins Ausland verschickt, sollte die Postkarte mit einem Porto von 95 Cent frankiert werden.

6. Welche Briefmarke wähle ich fürs Kuvert?↑

Neben dem Empfänger ist auch die Briefmarke zum korrekten Verschicken des Briefes von Bedeutung. Sie wird in die obere rechte Ecke geklebt und sollte den richtigen Wert für die Größe und das Gewicht des Briefs haben.

Die Deutsche Post AG hat genaue Richtlinien, die das Porto pro Briefumschlag und Gewicht angeben. Das kann auf der Homepage der Deutschen Post nachgelesen werden unter www.deutschepost.de.

Aktuell kostet das Porto für die günstigste Variante von klassischen Briefen innerhalb von Deutschland zwischen 85 Cent und 2,75 Euro.

Fazit: Wer sich Zeit nimmt, seinen Briefumschlag richtig zu beschriften, wird vermutlich weniger Ärger haben und einen Brief, der sowohl etwas schneller beim richtigen Empfänger ist, als auch nicht zurück kommt.

Weitere Informationen:

Eine Hilfestellung der Post, um das richtige Porto zu berechnen, ist der Portoberater. Dieser kann online unter www.deutschepost.de/de/p/portoberater.html#/ genutzt werden. [kata]

Das neue Postrecht tritt am 1. Januar 2025 in Kraft

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