Eigene Software entwickelt: Wie die Tafel Wörth den Alltag aller deutschen Tafeln vereinfacht hat

Wörth. In Deutschland gibt es aktuell rund 975 Tafeln, sie sammeln überschüssige, qualitativ einwandfreie Lebensmittel, die ansonsten im Müll landen würden, von Supermärkten, Bäckereien, Herstellern oder aus der Landwirtschaft. Diese Lebensmittel werden direkt an bedürftige Menschen verteilt, im Jahr 2024 geht man davon aus, dass rund zwei Millionen Menschen in Deutschland regelmäßig Tafelkunden sind. Über 60.000 Helferinnen und Helfer unterstützen die Tafeln bundesweit mit meist rein-ehrenamtlicher Arbeit.
So viele Daten, Zahlen und Fakten wollen gemanagt sein. Die Organisation der Bürokratie rund um die Tafeln wird immer komplexer und aufwändiger. Daher hat die Tafel Wörth seit 2017 in Zusammenarbeit mit IT-Spezialisten und Anwälten für Datenschutzrecht die Software "Tafelmanager" entwickelt. das Programm ist speziell auf die Bedürfnisse der Tafelarbeit ausgerichtet.
"Wir wollten endlich von den Excel Listen, mit denen auch heute noch sehr viele Tafeln arbeiten, wegkommen, die Kundenaufnahme erleichtern, die Ausstellung des Tafelausweises, die Einkommensüberprüfungen, das Verlängern der Tafelberechtigung, das viele Papier, die vielen Ordner wegrationalisieren, einfach die Tafelarbeit einfacher, alles schneller machen", sagt Uschi Bisanz, Leiterin der Tafel Wörth.

Was der Wörther Tafelmanager alles kann

• Registrierung und Verwaltung der „Kunden“, Neuaufnahme, wöchentliche Anwesenheit bestätigen
• Gültigkeit der Bedürftigkeit beachten
• Tafeleinkauftage überwachen, Doppeleinkauf nicht möglich
• Einzahlungen verbuchen, Abbuchungen für die „Kunden“ leisten, Tagessumme bilden
• Kontostand Einkaufskonto der „Kunden“ verwalten
• Tafelausweise drucken
• Einscannen des Tafelausweises
• Alte, bisherige Excellisten als Datenstamm importieren
• Verschiedene Abfragen und Auswertungen generieren (z.B. Kinderlisten für Weihnachten etc.) und exportieren
• Alle möglichen Statistiken generieren
• Sponsorenverwaltung

Spezialisten aus der Wirtschaft sind ehrenamtlich dabei

Zudem seien die Excellisten auch, was den Datenschutz angeht, sehr bedenklich. Und damit die eigens entwickelte Software was IT-Recht und Datenschutz betrifft, absolut wasserdicht ist, arbeitete die Tafel Wörth bei der Entwicklung auch mit einem Rechtsanwalt zusammen. "Er sichert den Tafelmanager datenschutzrechtlich ab", berichtet Uschi Bisanz. Christian Förster, Fachanwalt für IT-Recht und Datenschutz, verzichtete dafür sogar auf sein Honorar - mit der Begründung, dass er die Arbeit der Tafeln sehr schätzt und sich freut, auch einen Beitrag dazu leisten zu können.
Das Besondere am Tafelmanager aus Wörth: Er ist - bis auf Hauptservergebühren in Höhe von 100 Euro pro Jahr - auch für alle anderen Tafeln kostenlos. Und je mehr Tafeln das Programm nutzen, desto niedriger werden diese Kosten. Aber: Nur acht Tafeln benutzen das System, neun weitere Tafeln sind in der Testphase.
"Die alte Weisheit: 'Was nichts kostet, kann nichts taugen' scheint in unserem Falle zutreffend zu sein", vermutet Uschi Bisanz. "Obwohl auch unser Kopf in Berlin - Tafel Deutschland - auf unser System hinweist, gibt es Tafeln, die für viel Geld Verträge mit Firmen abschließen. Die Tafel Wörth hatte beim diesjährigen Bundesverbandstreffen in Mannheim einen eigenen Stand zur Vorstellung des Tafelmanagers. Es war großes Interesse da und das war es dann", so Bisanz weiter.

Kostenloses Angebot an alle Tafeln

"Es gibt bundesweit viele Tafelsoftwareanbieter, die sich jedoch so ein Programm ganz schön teuer bezahlen lassen. Vielleicht können diese Programme mehr, der Tafelmanager allerdings ist, wie gesagt, auf die reinen Tafelbedürfnisse ausgerichtet", erklärt Uschi Bisanz und ergänzt: "Dank der Firma IMC aus Heidelberg, die unsere Software betreut, konnten wir diese mittlerweile enorm ausbauen. Und auch IMC arbeitet für die Tafel Wörth ehrenamtlich!" Finanziert wurde das Projekt anfänglich über Spenden des Lionsclub Kandel-Wörth, mit der Bedingung, dass die Tafel Wörth das Programm bundesweit allen Tafeln unentgeltlich zur Verfügung stellt. Denn viele Tafeln haben nicht die finanziellen Mittel für solch eine Software. Die Tafel Wörth ist auch immer bereit, interessierten Tafeln das Programm vor Ort vorzuführen, die jeweiligen Personen anzuleiten, Fragen zu beantworten, an das System heranzuführen - all das ebenfalls unentgeltlich, versteht sich. "Und alle Tafeln, die den Tafelmanager benutzen, sind begeistert", fassen die Verantwortlichen der Tafel Wörth die Situation zusammen.